Отдел канцелярии и архива

	Якубджанова Шахноза Бахтияровна
	Должность:	Заведующая канцелярией и архивом
	Часы приема:	Ежедневно (14:00-16:00)
	Teл.:	+99871 236 17 14
	E-mail:	devonxona@tashgiv.uz

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

1. Канцелярия считается самостоятельно функционирующим структурным органом, который в соответствии с Уставом института подчиняется ректору.
2. Канцелярия осуществляет свою деятельность на основе Законов Республики Узбекистан, Указов, Постановлений и указаний Президента Республики Узбекистан, Постановлений, Указов, Законов, приказов и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан, Постановлений Коллегии, правил, установленных Управлением Центрального государственного архива при Кабинете Министров Республики Узбекистан и Ташкентским городским государственным архивом, приказов и распоряжений ТашГИВ, соответствующих нормативно-методических документов Республики Узбекистан.
3. Канцелярия принимает документы, регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, внутренние приказы и осуществляет их передачу ответственным лицам.
4. Канцелярия и архив ведут делопроизводство на основе соблюдения правил по работе с документами, а именно:

–  регистрация документации, находящейся в делопроизводстве;

–  контроль над исполнением и сроками исполнения документов;

–  снятие с учёта документов в связи с окончанием срока действия;

5. Канцелярия имеет свою круглую печать с указанием наименования института, печать для регистрации обращений физических и юридических лиц, четырёхугольный штамп.
6. Заведующий канцелярией, сотрудники канцелярии и архива совместно составляют номенклатуру института, согласовывают её с Ташкентским городским государственным архивом, утверждают её после согласования с ректором и представляют в отделы института для ведения делопроизводства.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ

1. Организация ведения делопроизводства в институте, соблюдение требований дисциплины делопроизводства и их совершенствование, обеспечение секретности в процессе работы с документами.
2. Контроль над качеством и сроками исполнения документов вышестоящих организаций.
3. Контроль над своевременным и качественным исполнением документов сотрудниками института.
4. Обеспечение ведения учёта, использования и хранения печатей и штампов при ведении делопроизводства.
5. Контроль над исполнением приказов и указаний руководства.
6. Контроль над правильным ведением документов согласно номенклатуре на кафедрах, в отделах и деканатах института, над правильным ведением книг по регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
7. Организация своевременной сдачи документов по истечении срока их использования.
8. Изучения и контроль над ведением делопроизводства в институте.
9. Контроль над журналами делопроизводства кафедр, отделов и деканатов, своевременная и правильная регистрация входящих и исходящих документов.
10. Приём входящих писем и документов, своевременная отправка ответных писем.
11. Своевременная передача соответствующих документов в деканаты и отделы, контроль над их своевременным исполнением.
12. Осуществление мер по повышению квалификации сотрудников канцелярии и архива.
13. Канцелярия ответственна за обеспечение выполнения всех задач и функций, возложенных на канцелярию настоящим Положением и другими нормативно-правовыми документами.
14. Канцелярия имеет свою круглую печать. Круглая печать хранится у заведующей канцелярией.

Обязанности сотрудников канцелярии

Честное и добросовестное выполнение служебных обязанностей.

Соблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка института и недопущение выдачи документов за пределы института без разрешения руководства.

Своевременное и качественное выполнение приказов, указаний и распоряжений руководства.

Обеспечение целостности, сохранности всех документов, связанных с деятельностью института, охраны труда и техники безопасности.

Соблюдение норм санитарных требований (содержать имущество института в чистоте и сохранности).

Должностные обязанности заведующего канцелярией:

• Организация деятельности по контролю исполнительской дисциплины и качественного исполнения задач, поставленных в документах, в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 12 февраля 1999 года  № 12 «Об укреплении исполнительской дисциплины», Постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 29 марта 1999 года № 140 «Об утверждении нормативных документов по организации делопроизводства в органах и управления государственной власти Республики Узбекистан», Приказом Министерства высшего и среднего специального образования от 18 февраля 2015 года № 58 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и контроля исполнения документов»;
• Организация правильной и своевременной регистрации и передачи исполнителям документов, поступивших из вышестоящих инстанций: Олий Мажлиса Республики Узбекистан, Канцелярии Президента, Кабинета Министров, Министерств и ведомств, организаций;
• Обеспечение правильного оформления исходящей документации института;
• Немедленная передача входящей документации исполнителям через автоматизированную программу (JFC-JOB FLOW CONTROL;
• Ведение деятельности по документированию управленческой деятельности, по отправке писем, по составлению и оформлению внутренних документов;
• Организация контроля над исполнением документов;
• Оперативная передача  ответственным лицам документов на основе распоряжений ректора;
• Проверка правильного оформления и регистрации документов, заверяемых подписью ректора (проректоров);
• Ведение учета фирменных бланков института;
• Осуществление сотрудничества с кафедрами и отделами в целях совершенствования установленного порядка ведения делопроизводства и работы с документами и разработка соответствующих мер;
• Составление номенклатуры института, согласование её с Ташкентским городским государственным архивом, утверждение её после согласования с ректором и представление в отделы института для ведения делопроизводства;
• Повышение своей квалификации и обогащение своего опыта в процессе работы, обеспечение внедрения инноваций и новых направлений в деятельность канцелярии;
• Информирование ректора о деятельности канцелярии, о работе, касающейся канцелярской деятельности;
• Регистрация письменных обращений физических и юридических лиц,  оперативное информирование руководства  и предоставление соответствующих ответов в соответствии с законодательством;
• Принятие мер по повышению квалификации сотрудников отдела;
• Обеспечение повышения квалификации и обогащения опыта сотрудников в процессе работы, обеспечение внедрения ими инноваций и новых направлений в деятельность канцелярии;
• Подшивка исполненных документов в папки;
• Своевременная подготовка и сдача документов в ведомственные архивы.

14.10.2019, 18:48 3834 Версия для печати